MediCare Pro
HealthTech SaaS — Salud / SaaS
-90%
Reducción no-shows
4,200/mes
Horas recuperadas
+22%
Facturación clínicas
92/100
NPS pacientes
El Desafío
MediCare Pro es una plataforma SaaS de gestión para clínicas y consultorios médicos en Colombia. Su sistema de citas online tenía un problema crónico: el 35% de los pacientes no se presentaban a sus citas (no-shows).
Cada no-show representaba:
El sistema anterior era un formulario básico que enviaba un email de confirmación — sin recordatorios, sin predicción, sin inteligencia.
Con 200 clínicas usando la plataforma, el impacto acumulado de los no-shows era de más de $500M COP mensuales en tiempo médico desperdiciado en todo el ecosistema.
El Proceso VibeLogic
Transformamos el sistema de citas en un agente de agendamiento inteligente:
Análisis de datos (Hora 0-6): Procesamos 50,000 registros históricos de citas para identificar patrones de no-show. Descubrimos que los factores principales eran: hora del día (citas después de las 4pm tenían 45% más no-shows), día de la semana (lunes y viernes eran los peores), y tiempo entre agendamiento y cita (más de 7 días = 50% de no-show).
Motor de predicción (Hora 6-18): Construimos un modelo que predice la probabilidad de no-show para cada cita basándose en: historial del paciente, hora, día, tipo de consulta, clima y distancia al consultorio. Cada cita recibe un "score de riesgo" de 0 a 100.
Sistema de intervención (Hora 18-30): Para citas de alto riesgo, el sistema activa automáticamente: recordatorios por WhatsApp a 48h, 24h y 2h; confirmación interactiva donde el paciente puede confirmar o reprogramar con un clic; y overbooking inteligente donde se permite agendar un paciente extra cuando la predicción indica alta probabilidad de no-show.
Dashboard médico (Hora 30-42): Panel en tiempo real para cada clínica mostrando: agenda del día con predicciones de riesgo, tasa de confirmación en tiempo real, slots disponibles por reprogramación, y métricas históricas de no-shows.
Integración y deploy (Hora 42-48): Conectamos con las 200 clínicas existentes vía API, migración de datos, y capacitación del equipo admin.
Timeline de Desarrollo
0-6h
Análisis de datos
50,000 registros de citas procesados
6-18h
Motor predictivo
Modelo ML de riesgo de no-show
18-30h
Intervención
WhatsApp bot + overbooking inteligente
30-42h
Dashboard
Panel en tiempo real por clínica
42-48h
Deploy
Integración 200 clínicas + migración
La Transformación IA
La IA no fue un feature — fue la solución completa:
El Impacto
Los resultados fueron extraordinarios:
La tasa de no-shows se desplomó del 35% al 3.5% — una reducción del 90%. Esto tuvo un efecto cascada masivo en todo el ecosistema de MediCare Pro:
4,200 horas médicas recuperadas mensualmente en las 200 clínicas — tiempo que ahora se usa para atender a más pacientes. Las clínicas reportaron un incremento promedio del 22% en facturación simplemente por utilizar al máximo su capacidad.
El personal administrativo redujo el tiempo en gestión de citas de 4 horas a 30 minutos diarios, liberándolos para tareas de mayor valor.
Los pacientes califican la nueva experiencia de agendamiento con un NPS de 92 — los recordatorios por WhatsApp y la facilidad de reprogramación son los features más valorados.
MediCare Pro usó estos resultados para cerrar 3 rondas de inversión y expandirse a 500 clínicas en 6 meses.
“De 35% de no-shows a 3.5%. Nuestras clínicas ahora operan a máxima capacidad. MediCare Pro pasó de ser un agendador a ser un sistema inteligente.”
Dra. Laura P.
CPO, MediCare Pro